Regulaminy i Polityki Serwisu
Oficjalne i kompleksowe dokumenty prawne określające zasady funkcjonowania platformy Medical Service, warunki realizacji zleceń, ochronę danych osobowych (RODO) oraz zgodność z przepisami wyrobów medycznych (MDR).
1. Regulamin Świadczenia Usług Drogą Elektroniczną (ToS)
Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z systemu handlowo-serwisowego B2B dostępnego pod adresem platformy, świadczenia usług drogą elektroniczną oraz warunki zawierania umów kupna, sprzedaży, najmu i serwisu aparatury medycznej przez Medical Service Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach.
§ 1. Charakterystyka Platformy i Oświadczenie o Charakterze Zakupów
1. Platforma dedykowana jest podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą lub zawodową.
2. Oświadczenie procesowe Klienta (JDG / lekarz): Klient podczas rejestracji lub składania zamówienia oświadcza, iż dokonywany przez niego zakup (towarów lub usług) ma charakter ściśle zawodowy, wynikający bezpośrednio z branży medycznej lub profilu jego działalności gospodarczej. Zgłoszenie to wyłącza status "przedsiębiorcy na prawach konsumenta" w zakresie ochrony przed klauzulami niedozwolonymi oraz prawa do 14-dniowego zwrotu, o ile zakup dotyczy asortymentu związanego z jego specjalizacją zawodową.
3. W przypadku transakcji spełniających wymogi działalności zawodowej, Klientowi nie przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni bez podania przyczyny.
§ 2. Zaproszenie do Zawarcia Umowy (Moment Zawarcia Umowy)
1. Informacje o produktach i cenach zamieszczone na platformie nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu Cywilnego, a jedynie zaproszenie do zawarcia umowy, zgodnie z art. 71 Kodeksu Cywilnego.
2. Złożenie zamówienia przez Klienta stanowi ofertę zakupu skierowaną do Sprzedawcy. Automatyczne potwierdzenie systemu o otrzymaniu zgłoszenia nie jest tożsame z przyjęciem oferty.
3. Moment zawarcia umowy: Do zawarcia umowy sprzedaży, najmu lub serwisu dochodzi dopiero w momencie, gdy Administrator platformy (lub upoważniony pracownik) prześle do Klienta drugą, wyraźną wiadomość e-mail potwierdzającą przyjęcie zamówienia do realizacji (potwierdzenie realizacji). Zapobiega to skutkom ewentualnych błędów systemowych lub błędnych cen w bazie danych.
4. W przypadku produktów oznaczonych jako dostępne w formule najmu lub leasingu, złożenie zapytania przez platformę nie skutkuje automatycznym zawarciem umowy najmu/leasingu. Umowy te wymagają weryfikacji zdolności płatniczej Klienta oraz podpisania odrębnej Umowy Ramowej/Szczegółowej w formie pisemnej lub dokumentowej pod rygorem nieważności.
§ 3. Odpowiedzialność Handlowa i Wyłączenie Rękojmi
1. Rękojmia: Odpowiedzialność Medical Service Sp. z o.o. z tytułu rękojmi za wady fizyczne oraz wady prawne sprzedawanych towarów, akcesoriów oraz wyrobów medycznych zostaje całkowicie wyłączona na mocy art. 558 § 1 Kodeksu Cywilnego.
2. Ograniczenie do szkody rzeczywistej: Odpowiedzialność odszkodowawcza Medical Service Sp. z o.o. z jakiegokolwiek tytułu jest ograniczona wyłącznie do szkody rzeczywistej (damnum emergens) i nie obejmuje utraconych korzyści (lucrum cessans). Ponadto odpowiedzialność ta jest limitowana kwotowo do wysokości wartości netto danego zamówienia, z którego wynikło zdarzenie szkodowe.
3. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za przestoje w pracy placówki leczniczej wywołane awarią sprzętu lub opóźnieniem w dojeździe serwisu.
§ 4. Świadczenie Usług Serwisowych, Reklamacje i Paszporty
1. Rejestracja zgłoszenia serwisowego stanowi złożenie zlecenia naprawy. Po zakończeniu prac inżynier serwisu wystawia protokół oraz dokonuje obligatoryjnego wpisu w cyfrowym Paszporcie Technicznym wyrobu medycznego.
2. Klient zobowiązany jest do zbadania przesyłki i zgłoszenia wad jawnych w terminie 48 godzin od odbioru pod rygorem utraty praw do roszczeń.
3. Wady ukryte (niemożliwe do wykrycia podczas standardowego odbioru) muszą być zgłoszone w terminie 3 dni od ich wykrycia, pod rygorem utraty uprawnień z tytułu nienależytego wykonania umowy.
4. Reklamacje należy zgłaszać na adres biuro@mediservice.pl (rozpatrywane w terminie 14 dni roboczych).
§ 5. Sąd Właściwy (Jurysdykcja)
Wszelkie spory wynikające z umów zawieranych za pośrednictwem Platformy lub związane ze świadczeniem usług przez Medical Service Sp. z o.o. będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Sprzedawcy (Gliwice).
2. Polityka Prywatności i RODO
Jako administrator dbamy o bezpieczeństwo i poufność danych osobowych naszych kontrahentów oraz ich pracowników. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje o celach, podstawach i prawach związanych z przetwarzaniem danych w naszym systemie.
§ 1. Dane Administratora (Pełna Informacja Rejestrowa KSH) -- Do doprecyzowania
Administratorem Danych Osobowych (ADO) jest spółka Medical Service Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach (44-105) przy ul. Ligockiej 15, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS: 0000987654, NIP: 631-26-72-793, REGON: 362849102. Kapitał zakładowy: 5 000,00 PLN (w pełni opłacony). Kontakt e-mail: biuro@mediservice.pl.
§ 2. Dane Dostępowe i Logi Serwera (Hosting)
Podczas korzystania z naszej witryny, serwer automatycznie zapisuje w dziennikach logów zapytania systemowe (np. adres IP, datę i godzinę dostępu, nazwę pliku, dane przeglądarki). Dane te przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania serwisu, optymalizacji wyświetlania oraz bezpieczeństwa IT.
§ 3. Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania
- Obsługa i Wykonanie Umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): Przetwarzanie jest konieczne do obsługi konta B2B, weryfikacji tożsamości, przygotowania ofert najmu/sprzedaży, kalkulacji leasingu oraz realizacji serwisu i napraw aparatury.
- Obowiązki Prawne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): Wymóg wystawiania faktur, archiwizacji dokumentacji rachunkowej, rozliczeń z Urzędem Skarbowym, a także realizacja obowiązków wynikających z ustawy o wyrobach medycznych oraz rozporządzenia MDR (w tym weryfikacja prawa wykonywania zawodu lekarza/statusu profesjonalisty przed udostępnieniem materiałów reklamowych).
- Prawnie Uzasadniony Interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Obsługa komunikacji za pomocą komunikatora wewnętrznego, dochodzenie roszczeń z tytułu umów B2B oraz marketing bezpośredni.
§ 4. Szczegółowe Prawa Osób, Których Dane Dotyczą
Użytkownikom platformy przysługują następujące prawa wynikające z przepisów RODO:
- Art. 15 RODO (Prawo dostępu do danych): Prawo do uzyskania informacji, czy i jakie dane przetwarzamy, oraz otrzymania ich kopii.
- Art. 16 RODO (Prawo do sprostowania): Prawo do żądania niezwłocznego poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.
- Art. 17 RODO (Prawo do usunięcia danych): Prawo do żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeśli nie ma już podstaw prawnych do ich dalszego przetwarzania.
- Art. 18 RODO (Prawo do ograniczenia przetwarzania): Prawo żądania wstrzymania przetwarzania danych w określonych sytuacjach (np. na czas weryfikacji poprawności danych).
- Art. 20 RODO (Prawo do przenoszenia danych): Prawo do otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
- Art. 21 RODO (Prawo do sprzeciwu): Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnym interesie administratora (w tym marketingu bezpośredniego).
- Art. 77 RODO (Prawo wniesienia skargi): Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w Warszawie.
§ 5. Przekazywanie Danych i Okres Retencji
1. Dane są przechowywane przez okres aktywności konta B2B, a w celach podatkowych przez okres minimum 5 lat od końca roku podatkowego. W celach obrony przed roszczeniami – przez okres przedawnienia roszczeń handlowych (3 lata).
2. Dane osobowe są udostępniane podmiotom wspierającym realizację umowy: operatorom płatniczym, firmom spedycyjnym i kurierskim, brokerom leasingowym oraz autoryzowanemu hostingodawcy.
§ 6. Zautomatyzowane Przetwarzanie i Profilowanie
Dane osobowe Użytkowników nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.
4. Specyficzne Wymogi dla Branży Medycznej (MDR)
Jako profesjonalny dystrybutor oraz autoryzowany serwis zaawansowanej aparatury medycznej, Medical Service Sp. z o.o. w pełni przestrzega wytycznych rozporządzenia MDR (Medical Device Regulation) 2017/745 oraz krajowej Ustawy o wyrobach medycznych z dnia 7 kwietnia 2022 r.
§ 1. Ograniczenie Reklamy Wyrobów Medycznych
1. Zgodnie z polskimi przepisami prawnymi, zabrania się kierowania do publicznej wiadomości (osób fizycznych nieposiadających specjalistycznego wykształcenia medycznego) reklam wyrobów medycznych przeznaczonych wyłącznie dla profesjonalistów.
2. Nasza platforma prezentuje szczegółowe opisy techniczne, parametry diagnostyczne oraz cenniki produktów (takich jak systemy USG, aparaty RTG czy zestawy endoskopowe) wyłącznie zalogowanym lekarzom, personelowi medycznemu oraz upoważnionym podmiotom leczniczym.
3. Naruszenie przepisów ustawy: Rozpowszechnianie lub udostępnianie publiczne materiałów reklamowych o wyrobach medycznych dla profesjonalistów osobom nieuprawnionym podlega wysokim sankcjom administracyjnym nakładanym przez URPL. Stąd dostęp do pełnej oferty handlowej jest blokowany do czasu weryfikacji rejestrowej (NIP podmiotu / PWZ lekarza).
4. Odpowiedzialność za oświadczenie profesjonalisty: W przypadku złożenia przez Klienta nieprawdziwego oświadczenia co do jego statusu zawodowego (profesjonalisty), w wyniku którego Sprzedawca poniesie odpowiedzialność administracyjną lub cywilną, Klient zobowiązany jest do pokrycia pełnej szkody poniesionej przez Sprzedawcę, w tym zwrotu nałożonych kar administracyjnych.
Weryfikacja podmiotu: Rejestrując się, wyrażasz zgodę na weryfikację podanych danych w rejestrach publicznych (np. CEIDG, KRS, Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą RPWDL). W przypadku braku możliwości potwierdzenia statusu profesjonalisty, konto nie otrzyma uprawnień do pełnego korzystania z funkcjonalności Platformy – w szczególności do wglądu w ofertę handlową, cenniki, katalogi produktów oraz specyfikacje techniczne wyrobów medycznych przeznaczonych dla profesjonalistów – do czasu pozytywnej weryfikacji.
§ 2. Cyfrowy Rejestr Serwisowy i Paszporty Techniczne (URPL)
1. Zgodnie z art. 90 Ustawy o wyrobach medycznych, placówki medyczne mają obowiązek utrzymywania dokumentacji technicznej i eksploatacyjnej każdego urządzenia medycznego przez cały okres jego użytkowania.
2. Platforma Medical Service oferuje zintegrowane narzędzie spełniające te wymogi. Wszystkie wykonane przeglądy, kalibracje oraz naprawy są rejestrowane w bazie danych serwisu, co pozwala klientom na okazanie pełnej historii serwisowej w przypadku kontroli inspekcyjnych.
3. Do każdego zlecenia naprawy serwis dołącza certyfikaty jakości na użyte podzespoły, potwierdzające ich oryginalność i bezpieczeństwo stosowania (zgodność z kryteriami MDR).
4. Wygenerowanie oraz udostępnienie podstawowego cyfrowego Paszportu Technicznego po wykonanej usłudze serwisowej jest bezpłatne w ramach zlecenia. Długoterminowe utrzymywanie pełnego archiwum paszportów w chmurze oraz dostęp do funkcji automatycznego przypominania o wymaganych przeglądach okresowych URPL po okresie 12 miesięcy od zakupu/serwisu świadczone są w ramach abonamentu Premium Support lub podlegają opłacie subskrypcyjnej zgodnie z cennikiem usług IT.
§ 3. Zgłoszenie Incydentów Medycznych (System Vigilance)
1. Klient (placówka medyczna/lekarz) zobowiązany jest do niezwłocznego, nie późniejszego niż w ciągu 24 godzin, zgłoszenia Administratorowi każdego zaistniałego incydentu medycznego związanego z użytkowaniem aparatury zakupionej lub serwisowanej przez Medical Service Sp. z o.o.
2. Zgłoszenia należy dokonać za pomocą dedykowanego formularza w panelu klienta lub telefonicznie pod numerem alarmowym serwisu.